KSeF dostarcza fakturę. Biuro nadal potrzebuje informacji.

KSeF zmienia sposób odbierania faktur, ale nie usuwa wszystkich pytań, które pojawiają się w codziennej pracy biura rachunkowego. Sam dokument to dopiero początek procesu.

Biuro nadal musi wiedzieć, czego dotyczy koszt, kto powinien go opisać, czy faktura ma być zapłacona, do jakiej kategorii należy dokument i czy klient zaakceptował wydatek. Jeśli te ustalenia są prowadzone w wielu mailach, wiadomościach i rozmowach telefonicznych, zespół szybko traci czas na szukanie kontekstu.

KT Desk pomaga przenieść ten obieg do jednego narzędzia zaprojektowanego z myślą o współpracy biura rachunkowego z obsługiwanymi firmami.

Typowe problemy w obsłudze KSeF

  • Klient przesyła informacje w różnych kanałach.
  • Pracownik biura musi szukać opisów i wyjaśnień po mailach.
  • Faktura jest w KSeF, ale brakuje kontekstu biznesowego.
  • Trudno sprawdzić, które dokumenty wymagają reakcji klienta.
  • Kontrola płatności i podatków odbywa się poza obiegiem dokumentu.

Funkcje KT Desk

  • Pobieranie i obsługa faktur z KSeF.
  • Pobieranie dokumentów w formacie programu księgowego.
  • Przekazywanie do programu księgowego dodatkowych informacji: kategorii, opisów i danych uzupełnionych przez klienta.
  • Lista dokumentów wymagających opisu, akceptacji lub wyjaśnienia.
  • Komunikacja pomiędzy biurem a klientem przy konkretnym dokumencie.
  • Kategorie, opisy i dodatkowe informacje do faktur.
  • Informacje o płatnościach i podatkach.
  • Obsługa wielu firm w jednym środowisku biura.

Program do obsługi KSeF, który łączy dokumenty z komunikacją

KT Desk wspiera biuro rachunkowe nie tylko w dostępie do faktur, ale w całym procesie pracy z dokumentem. Aplikacja pomaga uporządkować przepływ informacji pomiędzy biurem a klientem: od pobrania dokumentu, przez opis i kategoryzację, po pytania, załączniki i kontrolę płatności.

Dzięki temu pracownik biura widzi dokument razem z informacjami potrzebnymi do jego poprawnej obsługi. Klient może przekazać odpowiedź, opisać wydatek lub dodać plik bez tworzenia kolejnych wątków w skrzynce mailowej.

Ważna funkcja dla biur rachunkowych to możliwość pobierania dokumentów KSeF w formacie obsługiwanym przez program księgowy razem z dodatkowymi informacjami zebranymi w KT Desk, takimi jak kategorie, opisy, statusy czy uzupełnienia od klienta. W praktyce może to ograniczyć potrzebę pobierania faktur bezpośrednio z KSeF przez program księgowy, a w części programów księgowych także zmniejszyć zależność od dodatkowo płatnych mechanizmów pobierania dokumentów z KSeF.

Obieg faktury KSeF w biurze rachunkowym

  1. 1

    Faktura trafia do obiegu

    Dokument z KSeF jest widoczny w systemie i może zostać przypisany do dalszej obsługi.

  2. 2

    Klient uzupełnia informacje

    Firma może opisać koszt, wskazać kategorię, przekazać załącznik lub odpowiedzieć na pytanie biura.

  3. 3

    Biuro pracuje na pełnym kontekście

    Pracownik biura widzi fakturę razem z opisem, komunikacją i statusem dokumentu.

  4. 4

    Dokument można pobrać do programu księgowego

    Biuro może pobrać dokument w formacie programu księgowego wraz z informacjami dodanymi w KT Desk, takimi jak kategoria, opis lub inne dane potrzebne do dalszego przetwarzania.

  5. 5

    Płatność i rozliczenie są łatwiejsze do kontroli

    Informacje o płatnościach i podatkach pomagają pilnować spraw, które wymagają reakcji klienta lub biura.

Najważniejsze funkcje KT Desk dla biur rachunkowych

Obsługa dokumentów KSeF

KT Desk pomaga uporządkować pracę z fakturami KSeF w jednym miejscu, tak aby dokumenty nie były oderwane od opisów, kategorii i komunikacji z klientem.

Komunikacja przy dokumencie

Pytania i odpowiedzi mogą być prowadzone w kontekście konkretnej faktury. Zespół biura nie musi odtwarzać historii ustaleń z wielu źródeł.

Opisy, kategorie i załączniki

Klient może dopełnić dokument o informacje potrzebne do księgowania, a biuro otrzymuje je w uporządkowanej formie.

Aplikacja mobilna dla klienta

Klient biura może szybciej reagować na pytania, opisywać dokumenty i przekazywać potrzebne informacje także poza komputerem.

Praca z wieloma klientami

Biuro rachunkowe może obsługiwać wielu klientów w jednym narzędziu, zachowując porządek w dokumentach i komunikacji.

Pobieranie dokumentów do programu księgowego

KT Desk może przygotować dokumenty KSeF w formacie obsługiwanym przez program księgowy, razem z informacjami zebranymi w obiegu: kategoriami, opisami i uzupełnieniami od klienta. Dla biura oznacza to wygodniejsze przenoszenie danych do dalszego księgowania i możliwość ograniczenia kosztów tam, gdzie program księgowy pobiera dodatkowe opłaty za bezpośrednie pobieranie faktur z KSeF.

Informacje o płatnościach

KT Desk pomaga monitorować sprawy związane z płatnościami i podatkami, które są ważne w codziennej współpracy biura z firmą.

Umów prezentację KT Desk

Dla jakich biur rachunkowych jest KT Desk?

KT Desk sprawdzi się w biurach rachunkowych, które chcą przygotować powtarzalny proces obsługi dokumentów KSeF i ograniczyć chaos komunikacyjny w pracy z klientami.

To rozwiązanie szczególnie przydatne dla biur, które obsługują wiele firm, mają zespół pracowników, potrzebują szybkich odpowiedzi od klientów i chcą ograniczyć ręczne przekazywanie informacji pomiędzy systemami, skrzynkami mailowymi i telefonami.

Dla kogo

  • Dla biur, które obsługują wielu klientów.
  • Dla zespołów, które chcą uporządkować pytania do faktur.
  • Dla biur przygotowujących klientów do pracy w KSeF.
  • Dla firm, które chcą mieć prostszy kontakt z księgowością.
  • Dla właścicieli biur, którzy chcą ograniczyć powtarzalne ustalenia telefoniczne i mailowe.

Korzyści dla biura

  • Mniej rozproszonych maili i telefonów.
  • Szybsze wyjaśnianie faktur wymagających doprecyzowania.
  • Lepszy porządek w komunikacji z klientem.
  • Więcej informacji przy dokumencie.
  • Łatwiejsze przekazanie dokumentów i opisów do programu księgowego.
  • Możliwość ograniczenia kosztów pobierania dokumentów z KSeF w części programów księgowych.
  • Łatwiejsza kontrola spraw otwartych.

Mniej szukania informacji. Więcej kontroli nad obiegiem dokumentów.

Dobrze zorganizowany obieg faktur KSeF pomaga biuru rachunkowemu pracować spokojniej i szybciej. Zamiast pytać klienta kilka razy o tę samą sprawę, zespół może korzystać z informacji przypisanych do dokumentu.

KT Desk wspiera standard pracy, w którym każda faktura ma swój status, opis i historię komunikacji. To ułatwia obsługę klientów, wdrażanie nowych pracowników i kontrolowanie spraw wymagających reakcji.

Co robi klient

  • sprawdza dokumenty wymagające reakcji,
  • dodaje opis kosztu lub komentarz,
  • przesyła załącznik do faktury,
  • odpowiada na pytanie biura,
  • korzysta z aplikacji mobilnej poza biurem.

Klient biura wie, czego potrzebuje księgowość

Komunikacja biura rachunkowego z klientem jest prostsza, gdy pytanie dotyczy konkretnego dokumentu, a odpowiedź zostaje w tym samym miejscu. Klient nie musi szukać maila ani pamiętać, komu przekazał wyjaśnienie.

W KT Desk klient może pracować z fakturą KSeF w aplikacji, również mobilnie. To skraca drogę między pytaniem biura a informacją potrzebną do dalszego księgowania.

Eksport dokumentów KSeF do programu księgowego

Po zebraniu informacji biuro może pobrać dokumenty KSeF w formacie obsługiwanym przez program księgowy, razem z opisami, kategoriami i uzupełnieniami klienta. To pomaga przekazać dokument do dalszego procesu bez przepisywania danych z maili.

W części programów księgowych pobieranie faktur KSeF bezpośrednio z programu księgowego może być dodatkowo płatne. KT Desk może być alternatywnym elementem procesu pobierania i przygotowania dokumentów, zależnie od używanego systemu.

Przydatne linki

Najczęstsze pytania o aplikację KSeF dla biur rachunkowych

Czym jest KT Desk?

KT Desk to aplikacja wspierająca biura rachunkowe w obsłudze dokumentów KSeF, komunikacji z klientami, opisywaniu faktur, pracy z kategoriami, załącznikami oraz informacjami o płatnościach.

Czy KT Desk jest aplikacją KSeF dla biur rachunkowych?

Tak. KT Desk jest tworzony z myślą o biurach rachunkowych i ich klientach. Pomaga uporządkować pracę z dokumentami KSeF oraz informacje potrzebne do ich obsługi.

Czy KSeF rozwiązuje problem komunikacji z klientem?

KSeF zapewnia elektroniczny dostęp do faktur, ale biuro nadal potrzebuje informacji od klienta: opisów kosztów, kategorii, wyjaśnień, akceptacji czy załączników. KT Desk pomaga prowadzić te ustalenia w jednym miejscu.

Czy klient biura może korzystać z aplikacji mobilnej?

Tak. Aplikacja mobilna ułatwia klientowi szybkie przekazywanie informacji, reagowanie na pytania biura i pracę z dokumentami bez konieczności korzystania wyłącznie z komputera.

Czy KT Desk pomaga w opisywaniu faktur KSeF?

Tak. Aplikacja wspiera przekazywanie opisów, kategorii i dodatkowych informacji do dokumentów, dzięki czemu biuro może pracować na pełniejszym kontekście.

Czy KT Desk nadaje się do obsługi wielu klientów?

Tak. KT Desk jest przeznaczony dla biur rachunkowych, które obsługują wiele firm i potrzebują jednego miejsca do pracy z dokumentami, komunikacją i statusami spraw.

Ile kosztuje KT Desk?

Aktualne informacje o abonamencie i warunkach korzystania są dostępne na stronie cennika KT Desk.

Czy dokumenty z KT Desk można pobrać do programu księgowego?

Tak. KT Desk może umożliwiać pobranie dokumentów KSeF w formacie programu księgowego wraz z dodatkowymi informacjami zebranymi w aplikacji, takimi jak kategorie, opisy i uzupełnienia od klienta. Dzięki temu biuro może przekazać do dalszego księgowania nie tylko samą fakturę, ale także kontekst potrzebny do jej prawidłowej obsługi.

Czy to oznacza, że biuro nie musi płacić za pobieranie faktur z KSeF w programie księgowym?

To zależy od konkretnego programu księgowego i jego modelu opłat. W części programów bezpośrednie pobieranie faktur z KSeF może być dodatkowo płatne. Jeśli biuro pobiera dokumenty i informacje przez KT Desk, a następnie przekazuje je do programu księgowego w obsługiwanym formacie, może ograniczyć potrzebę korzystania z płatnego pobierania faktur bezpośrednio z KSeF w samym programie księgowym.

Czy KT Desk zastępuje program księgowy?

KT Desk porządkuje obieg dokumentów i komunikację pomiędzy biurem a klientem. Nie należy komunikować go jako zamiennika programu księgowego, tylko jako narzędzie wspierające proces pracy z dokumentami KSeF i informacjami od klientów.

Zobacz, jak KT Desk może działać w Twoim biurze rachunkowym

Jeśli przygotowujesz biuro do pracy z dokumentami KSeF, warto uporządkować nie tylko pobieranie faktur, ale także komunikację z klientami i codzienny obieg informacji.

Porozmawiajmy o tym, jak KT Desk może wesprzeć Twój zespół.

Umów prezentację KT Desk Przejdź do cennika