Regulamin KT Desk

§2. Definicje

Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenie pojęć:

• Aktywny Klient Klient Biura aktywny przez dowolny moment danego miesiąca rozliczeniowego.
• Aplikacja – Aplikacja internetowa KT DESK służąca do obsługi dokumentów z KSeF oraz komunikacji pomiędzy Biurem a jego Klientami.
• Katalog – udostępniany w ramach Aplikacji katalog biur rachunkowych korzystających z Aplikacji., których wpisy zostały zgłoszone przez Biuro i potwierdzone przez Usługodawce.
• Klient Biura – Przedsiębiorca obsługiwany przez Biuro w ramach Aplikacji.
• Konto – Indywidualna przestrzeń dostępowa w Aplikacji przypisana do Biura, jego Pracownika lub Klienta.
• KSeF – Krajowy System e-Faktur w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa.
• Usługodawca – KT DESK sp. z o.o.
• Usługobiorca / Biuro – Podmiot prowadzący działalność biura rachunkowego, który zawarł Umowę z Usługodawcą.
• Użytkownik – Osoba fizyczna korzystająca z Aplikacji w imieniu i na rzecz Usługobiorcy lub Klienta Usługobiorcy.

§3. Zakres i charakter Usługi

1. Usługa polega na zapewnieniu dostępu do Aplikacji w modelu SaaS, bez przenoszenia praw autorskich ani udostępniania kodu źródłowego.
2. Aplikacja służy w szczególności do:
   • obsługi dokumentów pochodzących z KSeF,
   • komunikacji Biura z Klientami,
   • organizacji i przetwarzania danych księgowych.
3. Usługa świadczona jest wyłącznie w zakresie funkcjonalności udostępnionych w danym momencie przez Usługodawcę.
4. Szczegółowe dane faktur pobrane z KSeF nie są przechowywane na serwerze Aplikacji. Szczegółowe dane faktur mogą być przechowywane na urządzeniu końcowym Użytkownika, w celu przyspieszenia działania Aplikacji.
5. Dane przesyłanych plików, treści wiadomości w komunikatorze oraz certyfikatów biura rachunkowego są przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
6. Indywidualne dane autoryzacyjne do KSeF opcjonalnie podane przez Użytkownika są przechowywane w postaci zaszyfrowanej na urządzeniu końcowym Użytkownika.
7. Usługa działa w oparciu o produkcyjne środowisko KSeF, a wszystkie dane wprowadzane do systemu muszą być prawdziwe i aktualne.
8. Usługodawca nie świadczy usług księgowych ani doradczych – Aplikacja ma charakter narzędzia informatycznego.

§3a. Katalog biur rachunkowych

1. W ramach Aplikacji Usługodawca może udostępniać Katalog biur rachunkowych korzystających z Aplikacji. Umieszczenie Biura w Katalogu nie następuje automatycznie.
2. Biuro może zgłosić chęć publikacji w Katalogu poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w Aplikacji oraz przekazanie danych i treści wymaganych do przygotowania wpisu. Samo zgłoszenie chęci publikacji nie oznacza jeszcze opublikowania wpisu.
3. Publikacja wpisu w Katalogu wymaga każdorazowo potwierdzenia przez Usługodawcę. Usługodawca może odmówić publikacji, wstrzymać ją lub zwrócić się do Biura o uzupełnienie albo zmianę danych.
4. Wpis w Katalogu może obejmować dane kontaktowe Biura przekazane przez Biuro oraz krótki tekst promocyjny dotyczący działalności Biura. Zakres prezentowanych danych może zależeć od funkcjonalności Aplikacji dostępnych w danym momencie.
5. Biuro odpowiada za prawdziwość, aktualność i kompletność danych przekazanych do publikacji, a także za posiadanie podstawy prawnej do publikacji danych kontaktowych oraz praw do wykorzystania przekazanego tekstu promocyjnego i innych materiałów.
6. Tekst promocyjny musi dotyczyć działalności Biura, być zgodny z dobrymi obyczajami i obowiązującymi przepisami prawa oraz nie może wprowadzać w błąd, naruszać praw osób trzecich ani zawierać treści bezprawnych, obraźliwych lub sprzecznych z zasadami współżycia społecznego. Administrator może odmówić publikacji tekstu, zażądać jego zmiany albo usunąć go z Katalogu, jeżeli stwierdzi jego niezgodność z niniejszym Regulaminem, prawem lub dobrymi obyczajami.
7. Publikacja wpisu w Katalogu jest bezpłatna i nie wiąże się z naliczeniem dodatkowej opłaty na rzecz Usługodawcy.
8. Usługodawca może wyłączyć publikację danych Biura w Katalogu, w szczególności w przypadku stwierdzenia naruszenia Regulaminu, Umowy, przepisów prawa lub dobrych obyczajów, a także w przypadku wystąpienia zaległości płatniczych Biura wobec Usługodawcy. Wyłączenie publikacji może nastąpić bez uszczerbku dla innych uprawnień Usługodawcy określonych w Regulaminie lub Umowie.
9. Usługodawca może w każdym czasie usunąć funkcję Katalogu z Aplikacji albo zmienić jej zakres. Biuru, którego wpis był wcześniej opublikowany w Katalogu, nie przysługuje z tego tytułu odszkodowanie, zwrot opłat ani jakiekolwiek inne roszczenie wobec Usługodawcy.

§4. Dostęp do Aplikacji i Konta

1. Dostęp do Aplikacji następuje po:
   • zawarciu Umowy,
   • aktywacji Konta poprzez link wysłany na adres e-mail wskazany przez Użytkownika.
2. Logowanie odbywa się przy użyciu adresu e-mail oraz hasła ustalonego przez Użytkownika.
3. Jeden adres e-mail może być przypisany do wielu podmiotów (Biur i Klientów), z różnymi zakresami uprawnień.
4. Biuro zarządza dostępami Użytkowników działających na jego rzecz oraz swoich Klientów i ich Użytkowników. Biuro ponosi odpowiedzialność za działania i zaniechania swoich Użytkowników oraz Klientów Biura, którym nadało dostęp, jak za własne działania i zaniechania.
5. Użytkownicy zobowiązani są do zachowania poufności danych dostępowych.

§5. Dane i odpowiedzialność za treści

1. Wszelkie dane wprowadzane do Aplikacji należą do Biura lub jego Klientów.
2. Usługodawca przetwarza dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
3. Biuro oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania danych swoich Klientów oraz innych danych przekazywanych Usługodawcy w związku z korzystaniem z Aplikacji, w tym danych przeznaczonych do publikacji w Katalogu.
4. Usługodawca nie odpowiada za:
   • błędne dane wprowadzone przez Użytkowników,
   • skutki decyzji podjętych na podstawie danych z Aplikacji,
   • treści lub dane przekazane przez Biuro do publikacji w Katalogu.

§6. Ograniczenia korzystania

Zabronione jest w szczególności:

• korzystanie z Aplikacji w sposób sprzeczny z prawem lub Regulaminem,
• udostępnianie Usługi podmiotom nieuprawnionym,
• podejmowanie działań mogących zakłócić działanie Aplikacji,
• dekompilacja, inżynieria wsteczna lub obchodzenie zabezpieczeń,
• przekazywanie do publikacji w Katalogu treści lub danych naruszających Regulamin, przepisy prawa, dobre obyczaje albo prawa osób trzecich.

§7. Dostępność Usługi i wsparcie

1. Usługodawca dokłada należytej staranności w celu zapewnienia ciągłości działania Aplikacji.
2. Dopuszczalne są przerwy techniczne, aktualizacje oraz prace serwisowe.
3. Usługodawca zapewnia Użytkownikom wsparcie techniczne dotyczące funkcjonowania aplikacji KT DESK.
4. Wsparcie techniczne świadczone jest drogą telefoniczną oraz elektroniczną.
5. Szczegóły wsparcia określane są na stronie https://ktdesk.pl.

§8. Blokada dostępu do Usługi

1. Usługodawca może ograniczyć lub zablokować dostęp do Aplikacji w wyniku zaistnienia jednej z następujących przesłanek:
   • zaległości finansowe Usługobiorcy wobec Usługodawcy za korzystanie z KT DESK,
   • naruszenie przez Usługobiorcę zapisów Regulaminu lub Umowy,
   • naruszenie bądź podejrzenie naruszenia zasad bezpieczeństwa przez Usługobiorcę.
2. Dostęp zostanie przywrócony niezwłocznie po ustaniu zaistniałych przesłanek lub wyjaśnieniu podejrzeń, nie później niż w ciągu dwóch dni roboczych.

§9. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych (dane rejestrowe) jest Usługodawca.
2. Dane przetwarzane są zgodnie z RODO oraz Polityką Prywatności.
3. W razie potrzeby Strony zawierają odrębną Umowę powierzenia przetwarzania danych.
4. Dane użytkowników Aplikacji są przechowywane i przetwarzane na serwerach zlokalizowanych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W uzasadnionych przypadkach technicznych Administrator może korzystać z infrastruktury serwerowej zlokalizowanej na terytorium Unii Europejskiej lub EOG, z zachowaniem pełnej zgodności z RODO.

§10. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności:
   • zmian prawa,
   • zmian funkcjonalnych Aplikacji,
   • zmian organizacyjnych.
2. Zmiany publikowane są na stronie Aplikacji.

§11. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie ma Umowa oraz przepisy prawa.
2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
3. Regulamin obowiązuje od dnia publikacji.