Tworzenie nowej faktury
Aby rozpocząć wystawianie dokumentu, należy kliknąć przycisk Nowa faktura. System otworzy formularz nowej faktury, w którym użytkownik uzupełnia dane dokumentu, strony faktury, pozycje, płatność oraz dodatkowe informacje. Formularz składa się z kilku sekcji.
1. Dane dokumentu
W tej części użytkownik określa podstawowe informacje o fakturze, takie jak:
•typ faktury,
•tryb cen, np. netto,
•walutę,
•kurs, jeśli jest wymagany,
•datę wystawienia,
•datę dostawy lub wykonania usługi,
•numer faktury.
💡Jeżeli w ustawieniach wybrano numerację automatyczną, numer faktury zostanie nadany przez system. |
2. Strony faktury
W sekcji Strony faktury użytkownik wskazuje:
•Sprzedawcę,
•Nabywcę,
•opcjonalnie Podmioty trzecie.
Dane stron można rozwinąć i uzupełnić zgodnie z wymaganiami dokumentu.
3. Pozycje faktury
W sekcji Pozycje faktury dodawane są towary lub usługi znajdujące się na fakturze.
Dla każdej pozycji można uzupełnić między innymi:
•nazwę towaru lub usługi,
•GTU lub procedurę, jeśli dotyczy,
•ilość,
•jednostkę miary,
•cenę netto,
•stawkę VAT,
•wartość netto.
Użytkownik może dodawać kolejne pozycje za pomocą opcji Dodaj pozycję. Pod listą pozycji znajduje się podsumowanie wartości faktury z podziałem na kwoty netto, VAT oraz brutto.
4. Płatność
Po prawej stronie formularza znajduje się sekcja Płatność. Można w niej określić:
•czy płatność ma zostać dołączona do faktury,
•status płatności,
•termin płatności,
•formę płatności.
5. Zamówienie
Sekcja Zamówienie jest opcjonalna. Użytkownik może uzupełnić numer zamówienia oraz datę zamówienia, jeżeli dane te mają znaleźć się na fakturze.
6. Opcje dodatkowe
W sekcji Opcje dodatkowe można zaznaczyć szczególne oznaczenia dokumentu, takie jak:
•metoda kasowa,
•odwrotne obciążenie,
•mechanizm podzielonej płatności.
•Uwagi (Na dole formularza znajduje się pole Uwagi, w którym można dodać dodatkowy opis lub informację widoczną na fakturze).
Zapisanie i wysłanie faktury
Po uzupełnieniu formularza użytkownik może skorzystać z przycisków dostępnych na dole strony:
Przycisk |
Opis |
Podgląd faktury |
Wyświetla podgląd dokumentu przed zapisem lub wysyłką. |
Zapisz kopię roboczą |
Zapisuje fakturę jako dokument roboczy bez wysyłania do KSeF. |
Zapisz i wyślij do KSeF |
Zapisuje fakturę i przesyła ją do KSeF. |
Przed wysłaniem dokumentu należy sprawdzić poprawność danych nabywcy, dat, pozycji faktury, kwot oraz ustawień płatności.
Faktura wysłana do KSeF
Po poprawnym wysłaniu faktury system wyświetla szczegóły dokumentu. Na górze widoczna jest informacja o numerze KSeF oraz dacie i godzinie wysyłki.
Dla wysłanej faktury dostępne mogą być między innymi:
•status dokumentu, np. Wysłano,
•numer KSeF faktury,
•dane dokumentu,
•dane sprzedawcy i nabywcy,
•pozycje faktury,
•podsumowanie kwot,
•informacje o płatności,
•opcje dodatkowe,
•historia wysyłki,
•historia zmian,
•możliwość pobrania UPO,
•podgląd faktury.
Wysłana faktura jest prezentowana głównie w trybie podglądu, ponieważ dokument przekazany do KSeF nie powinien być dowolnie modyfikowany jak wersja robocza.