Faktura pobrana z KSeF to nie zawsze dokument gotowy do księgowania

KSeF udostępnia fakturę, ale sam dokument często nie wyjaśnia wszystkiego, czego potrzebuje księgowość. Biuro może jeszcze potrzebować informacji, czego dotyczy koszt, jak go zakwalifikować, czy dokument wymaga dodatkowego załącznika albo kto ma go zaakceptować.

Jeśli faktura jest pobierana w jednym miejscu, a wyjaśnienia przychodzą w mailach, komunikatorach i rozmowach telefonicznych, pracownik musi później sam połączyć te informacje. Przy większej liczbie firm oznacza to więcej ręcznej pracy i większe ryzyko, że kontekst dokumentu zostanie pominięty.

KT Desk pomaga zebrać dokument KSeF i informacje potrzebne do jego obsługi w jednym procesie, zanim faktura zostanie przekazana do programu księgowego.

Najczęstsze trudności

  • Faktura jest dostępna w KSeF, ale brakuje opisu kosztu.
  • Klient odpowiada na pytanie w innym kanale niż ten, w którym jest dokument.
  • Kategoria lub komentarz trzeba później przepisać ręcznie.
  • Biuro nie widzi od razu, które faktury są gotowe do dalszej pracy.
  • Dokumenty są pobierane bez pełnego kontekstu potrzebnego do księgowania.

Od pobrania faktury z KSeF do importu w programie księgowym

KT Desk wspiera pracę z fakturą od jej pobrania z KSeF do przygotowania dokumentu do importu. Każdy etap jest związany z konkretną fakturą, dzięki czemu biuro nie musi odtwarzać historii ustaleń przed przekazaniem dokumentu dalej.

  1. 1

    Pobranie dokumentu z KSeF

    Po prawidłowej autoryzacji dokumenty pobrane z KSeF są widoczne w aplikacji. Biuro może je przeglądać, filtrować i synchronizować zgodnie z potrzebami obsługiwanej firmy.

  2. 2

    Uzupełnienie informacji przy fakturze

    Do dokumentu można przypisać kategorię, dodać komentarz, opis kosztu lub dodatkowe informacje wymagane w procesie biura. Gdy potrzebne jest wyjaśnienie, klient może przekazać odpowiedź przy konkretnej fakturze.

  3. 3

    Weryfikacja, co jest gotowe do dalszej pracy

    Pracownik biura widzi dokument razem z jego opisem, kategorią i historią zmian. Łatwiej rozróżnić faktury gotowe do dalszego przetwarzania od tych, które nadal wymagają reakcji klienta lub wyjaśnienia.

  4. 4

    Pobranie dokumentu do programu księgowego

    Gdy dokument ma potrzebny kontekst, biuro może pobrać go w formacie obsługiwanym przez używany program księgowy. Dzięki temu do dalszego procesu trafia nie tylko faktura, ale również uporządkowane informacje zebrane w KT Desk.

Zobacz, jak działa KT Desk

Przy dokumencie mogą znaleźć się m.in.:

  • kategoria zgodna z zasadami przyjętymi w biurze,
  • opis kosztu lub komentarz dla osoby księgującej,
  • informacja uzyskana od klienta,
  • historia zmian i uzupełnień,
  • możliwość zachowania wizualizacji z adnotacjami klienta.

Co może trafić do programu księgowego razem z fakturą?

Do dalszego księgowania liczy się nie tylko sam plik dokumentu. KT Desk pomaga powiązać fakturę KSeF z informacjami, które biuro otrzymuje od klienta i stosuje w swoim sposobie pracy.

To ogranicza sytuacje, w których księgowość otrzymuje samą fakturę, a potrzebnego opisu musi szukać osobno lub ponownie pytać klienta o tę samą sprawę.

Importuj dokumenty do programu, z którego już korzystasz

KT Desk przygotowuje dokumenty KSeF do importu w formatach zgodnych z rozwiązaniami obsługiwanymi przez KT Konwerter Online. Dzięki temu biuro może pozostać przy swoim programie księgowym, a jednocześnie uporządkować pobieranie faktur oraz informacje potrzebne do ich obsługi.

Obsługiwane programy i formaty wyjściowe

  • Buchalter,
  • Comarch ERP Optima,
  • DGCS System,
  • enova365,
  • Finka FK i KPR,
  • InsERT EDI++ — Rewizor i Rachmistrz w wersjach GT i NEXO,
  • Mała Księgowość Rzeczpospolitej,
  • RAKS.SQL (R3),
  • Ramzes,
  • Super Księga Podatkowa,
  • Symfonia eBiuro, Symfonia FK i Symfonia KPiR,
  • Wapro Fakir i Wapro Kaper,
  • formaty JPK FA oraz JPK V7M.

Dodatkowa korzyść dla części programów

Niektóre programy księgowe pobierają osobną opłatę za własny moduł pobierania dokumentów z KSeF. W takim przypadku biuro może pobrać faktury przez KT Desk i zaimportować je do używanego programu w obsługiwanym formacie. Pozwala to uniknąć opłaty za pobieranie dokumentów z KSeF bezpośrednio w tym programie.

Zakres importu zależy od wybranego programu i formatu wyjściowego. Przed uruchomieniem procesu w biurze warto przetestować import na własnym środowisku księgowym.

Mniej ręcznego pobierania i mniej informacji do odtworzenia

Największą wartością nie jest wyłącznie samo pobranie faktury z KSeF. Dla biura rachunkowego ważne jest, aby dokument był gotowy do następnego etapu pracy: miał opis, kategorię i informacje potrzebne do prawidłowego zaksięgowania.

KT Desk pomaga skrócić drogę między dokumentem a danymi potrzebnymi w księgowości. Zespół pracuje na jednej liście faktur, a klient przekazuje wyjaśnienia w kontekście dokumentu, zamiast przesyłać je w osobnych wiadomościach.

Korzyści dla biura rachunkowego

  • mniej ręcznego łączenia faktury z korespondencją,
  • łatwiejsza kontrola dokumentów wymagających reakcji,
  • mniej powtarzanych pytań do klienta,
  • prostsze przekazanie dokumentu do dalszego księgowania,
  • spójniejszy sposób pracy przy wielu obsługiwanych firmach.

Czy pobieranie faktur przez KT Desk może ograniczyć dodatkowe koszty?

W części obsługiwanych programów księgowych bezpośrednie pobieranie dokumentów z KSeF jest dodatkowo płatne lub wymaga płatnego modułu. KT Desk umożliwia pobranie dokumentów z KSeF oraz przygotowanie ich do importu do programu księgowego w obsługiwanym formacie.

Biuro może więc korzystać z faktur pobranych przez KT Desk, zamiast opłacać pobieranie ich bezpośrednio w swoim programie księgowym. Korzyść dotyczy programów, w których dostawca pobiera za tę funkcję dodatkową opłatę; jej wysokość i warunki wynikają z aktualnego cennika danego dostawcy.

To rozwiązanie dla biur, które chcą:

  • uporządkować pobieranie dokumentów KSeF,
  • przygotowywać faktury do importu do programu księgowego,
  • ograniczyć szukanie informacji w rozproszonych kanałach,
  • łatwiej kontrolować dokumenty czekające na reakcję,
  • dać klientowi prosty sposób uzupełnienia informacji przy fakturze.

Dla kogo jest to rozwiązanie?

KT Desk jest przeznaczony przede wszystkim dla biur rachunkowych, które obsługują wiele firm i chcą ujednolicić sposób pracy z dokumentami KSeF. Sprawdzi się zwłaszcza wtedy, gdy obok samego pobrania faktury biuro potrzebuje informacji od klienta, opisów kosztów, kategorii albo załączników.

Poznaj powiązane rozwiązania KT Desk

Najczęstsze pytania o pobieranie faktur KSeF do programu księgowego

Czy KT Desk pobiera faktury z KSeF?

Tak. Po prawidłowej autoryzacji KT Desk wspiera pobieranie dokumentów z KSeF oraz ich dalszą obsługę w aplikacji.

Czy faktury można zaimportować do programu księgowego?

KT Desk może przygotować dokumenty w formacie obsługiwanym przez program księgowy. Sposób importu i jego dostępny zakres zależą od programu używanego przez dane biuro.

Czy razem z fakturą można przekazać opis lub kategorię?

KT Desk pozwala uzupełniać przy fakturze kategorię, komentarz i informacje zebrane od klienta. Zakres danych przekazywanych do programu księgowego należy potwierdzić dla wybranego formatu importu.

Czy KT Desk zastępuje program księgowy?

Nie. Program księgowy pozostaje miejscem prowadzenia księgowości. KT Desk wspiera etap pobierania dokumentów KSeF, komunikacji z klientem i przygotowania informacji do dalszej pracy.

Czy trzeba instalować dodatkowy moduł do pobierania dokumentów?

KT Desk wspiera pobieranie dokumentów z KSeF bez konieczności instalowania dodatkowych modułów. Wymagana jest prawidłowa autoryzacja dostępu do KSeF dla obsługiwanej firmy.

Czy liczba pobieranych dokumentów jest ograniczona?

W ramach abonamentu KT Desk nie ma limitu pobieranych dokumentów. Aktualne warunki abonamentu są dostępne w cenniku.

Czy rozwiązanie może obniżyć koszt pobierania faktur z KSeF?

W części obsługiwanych programów księgowych bezpośrednie pobieranie faktur z KSeF jest dodatkowo płatne. Biuro może pobrać dokumenty przez KT Desk i zaimportować je do programu w obsługiwanym formacie, dzięki czemu nie musi korzystać z płatnego modułu pobierania KSeF w tym programie. Warunki i wysokość opłaty zależą od aktualnego cennika jego dostawcy.

Pobieraj faktury z KSeF razem z informacjami potrzebnymi księgowości

Zobacz, jak KT Desk może uporządkować pobieranie dokumentów KSeF, komunikację z klientami i przygotowanie faktur do dalszej pracy w programie księgowym.

Umów prezentację KT Desk Sprawdź cennik Zobacz aplikację KSeF dla biur rachunkowych